Na noite do dia 22 de setembro de 2011, foi realizada na sede do Grupo Escoteiro Caetés uma reunião da chefia que marcou mais um importante momento da reorganização e fortalecimento do grupo após sua retomada das atividades.
Participaram da reunião os chefes José Antônio Pizzuti, Mariza Pizzuti Nascimento, Luciano Canabarro, Gianine da Silva Pizzuti Canabarro, João Inácio Bieger, Carla Bieger, Julian Bieger, Fabiano Tarnowski Maciel, Ana Claudia Ferreira Lampert e Jean Michel Bretdchneider Ferreira.
A reunião teve início às 20h, com a leitura e aprovação da ata anterior. Na ocasião, também foi registrada a participação do chefe Jean Michel Bretdchneider Ferreira, que retornava ao movimento escoteiro para integrar a equipe de voluntários e auxiliar nos trabalhos desenvolvidos pelo Grupo Escoteiro Caetés.
Durante o encontro, foram debatidos diversos assuntos importantes para a estruturação do grupo e para a organização das futuras atividades. Entre eles, o presidente informou que havia repassado à chefe Mariza toda a documentação necessária para abertura da conta bancária do grupo junto ao Banrisul, ficando ela responsável pelo processo juntamente com o chefe Inácio.
Outro momento destacado da reunião foi o reconhecimento da chefia pela atividade realizada no dia 17 de setembro de 2011. O presidente parabenizou os demais chefes pelo sucesso da programação, considerada muito proveitosa para os jovens e adultos envolvidos.
Também ficou definida a realização de uma reunião com os pais para o dia 26 de setembro, quando seriam tratados temas importantes como uniformes, organização dos lanches e a formação da Comissão de Pais. O chefe Inácio ficou responsável pela confecção dos bilhetes de convocação que seriam entregues aos escoteiros.
Pensando na organização dos uniformes, as chefes Gianine e Carla assumiram a responsabilidade de conversar com costureiras da cidade para tratar da confecção das peças utilizadas pelos jovens e chefes do grupo.
Outro assunto tratado foi a melhoria da estrutura da sede. Ficou acertado que, no sábado pela manhã, os chefes Pizzuti, Julian, Jean e Maciel realizariam a montagem de cadeiras que estavam no Corpo de Bombeiros da cidade, transportando posteriormente o material para a sede dos Caetés.
A área de primeiros socorros também entrou em pauta. O presidente ficou encarregado de encaminhar ofícios para farmácias locais solicitando materiais para composição do kit de atendimento, que ficaria sob responsabilidade da chefe Ana Claudia.
A reunião foi encerrada por volta das 22h30, sem definição de uma nova data para o próximo encontro, deixando a futura convocação para momento posterior.
O registro desta reunião demonstra o empenho e dedicação da chefia dos Caetés nos primeiros meses da reativação do grupo, organizando cada detalhe para proporcionar um ambiente cada vez melhor aos jovens do movimento escoteiro.
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